Unser bisheriges Ticketsystem war über viele Jahre zuverlässig im Einsatz und hat sich im Praxisalltag bewährt. Da die bestehende Lösung jedoch end of life war und damit der Support zurückgefahren wurde, mussten wir uns nach einer Alternative umsehen. Im Rahmen einer Evaluation prüften wir mehrere Systeme und entschieden uns rasch für Quickticket.

Ausschlaggebend für diesen Entscheid war vor allem die Möglichkeit, die Ersttriage und die Berechnung der Wartezeiten zu automatisieren. Im früheren System war dafür immer ein telefonischer oder persönlicher Erstkontakt notwendig. Zudem beruhte die Einschätzung der Wartezeiten weitgehend auf Erfahrungswerten. Quickticket nutzt künstliche Intelligenz, um auf Basis aktueller Daten die voraussichtliche Wartezeit zu berechnen. Das System lernt kontinuierlich, wie schnell die jeweils diensthabenden Ärztinnen und Ärzte arbeiten, und verbessert damit die Genauigkeit der Prognosen.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl waren die Benutzerfreundlichkeit, eine klare und übersichtliche Darstellung sowie aussagekräftige Reporting-Funktionen. Gleichzeitig gab es im Vorfeld auch Bedenken. Da derzeit keine Schnittstelle zu unserem Patienteninformationssystem besteht, muss Quickticket als zusätzliches Programm bedient werden, was einzelne zusätzliche Arbeitsschritte mit sich bringt. Zudem mussten sich die Mitarbeitenden daran gewöhnen, dass die Wartezeit nicht mehr durch die Medizinischen Praxisassistentinnen geschätzt wird, sondern automatisch durch das System berechnet wird. Dies erforderte zunächst Vertrauen in die neue Technologie. Nach der Zustimmung der Geschäftsleitung wurden sowohl die Medizinischen Praxisassistentinnen als auch Ärztinnen und Ärzte aktiv in den Einführungsprozess einbezogen.

Bereits nach drei Monaten zeigte sich ein deutlich verändertes Bild. Heute werden 60 % der Tickets online gezogen, 35 % direkt vor Ort und nur noch 5 Prozent telefonisch. Die Reporting-Funktionen geben uns erstmals präzise Einblicke in die Auslastung der Praxis. Wir sehen, wann die Wartezeiten am längsten sind, wann die Nachfrage am höchsten ist und wie sich die Belastung über den Tag verteilt. Diese Informationen schaffen eine wertvolle Grundlage für zukünftige Entscheidungen.

Auch im Arbeitsalltag sind die Veränderungen deutlich spürbar. Am Empfang ist es wesentlich ruhiger geworden, da die Anzahl telefonischer Anfragen stark zurückgegangen ist. Dadurch können sich die Mitarbeitenden besser auf die Betreuung der Patientinnen und Patienten konzentrieren. Die Rückmeldungen auf die neue Technologie sind überwiegend positiv. Gleichzeitig bleiben die bisherigen Zugangswege per Telefon oder persönlichem Besuch bestehen, sodass auch weniger technikaffine Personen weiterhin unkompliziert Unterstützung erhalten.

Rückblickend würden wir die Einführung von Quickticket jederzeit wieder in gleicher Weise umsetzen. Für zukünftige Optimierungen würden wir bei der Konfiguration noch mehr Zeit für Notfallpatientinnen und -patienten einplanen, um die Prognosen weiter zu verbessern. Insgesamt hat sich bestätigt, dass moderne Technologie einen echten Mehrwert bietet, wenn sie Prozesse vereinfacht und das Team spürbar entlastet.

Fortschritt bedeutet für uns, administrative Aufgaben zu reduzieren und dadurch mehr Zeit für die direkte Betreuung unserer Patientinnen und Patienten zu gewinnen. Genau das ist mit Quickticket gelungen. In den kommenden Monaten werden wir die Reporting-Daten weiter analysieren, zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten prüfen und die Integration unseres Sprechstundenangebotes der Medizinischen Praxiskoordinatorinnen in das System vorantreiben.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Technologie dann besonders wertvoll ist, wenn sie dort eingesetzt wird, wo sie konkrete Entlastung schafft und gleichzeitig die Qualität der Versorgung unterstützt. Quickticket übernimmt die laufende Berechnung der Wartezeiten, reduziert Unterbrechungen und schafft Transparenz. Damit gewinnen wir das, was in einer Notfallpraxis am wichtigsten ist: mehr Zeit für die Menschen, die unsere Hilfe benötigen.